Consideramos que es de interés para las empresas aquella formación de FPE bonificable, que te permita potenciar el talento de tus trabajadores y mejorar la productividad de tu empresa.

Para poder desarrollar esta formación debes:

• Elegir el tipo de formación que quieres realizar: Formación bonificada (certificado de profesionalidad o curso no conducente a certificado de profesionalidad) o un Permisos Individuales de Formación - PIF.
• Gestionar y realizar la formación con la Fundación Estatal para la formación en el empleo (FUNDAE).
• Bonificar la formación, es decir, puedes acreditar a FUNDAE su realización y solicitar la devolución del coste mediante las cuotas a la Seguridad Social.

Veamos los tipos de formación o iniciativas de formación que puedes realizar como PYME, las posibilidades para gestionar la formación, y cómo puedes bonificar cada una de ellas.

1.2.1 Iniciativas de formación que puedes realizar como PYME

1.2.1.1 Formación programada

La formación programada, está pensada para que la empresa forme a sus trabajadores en competencias relacionadas con la actividad de la empresa o su puesto de trabajo.

Para esto, como ya hemos comentado, puedes crear tu propio curso o elegir del Catálogo de Especialidades Formativas.

1.2.1.2 Otras iniciativas de formación profesional para el empleo. Permisos Individuales para la Formación – PIF

De entre las otras iniciativas de formación que ejecuta la FPE puedes desarrollar los PIF. Un PIF es el permiso que otorga la empresa a un trabajador para cursar formación dirigida tanto al desarrollo profesional como personal de carácter oficial y que no se recojan en la formación programada por la empresa. Esta formación permite compaginar el trabajo con los estudios y permite a la empresa bonificar a través de las cotizaciones de la seguridad social, los costes salariales de las horas en las que el personal de tu plantilla ha estado ausente de su puesto de trabajo para formarse.

1.2.2 Gestión de la formación para empresas

Existen dos opciones organizativas para poder gestionar la formación con FUNDAE. Deberás elegir una de ellas según convenga a tu empresa y a la formación que deseas impartir:

1. Autogestión:
   • Empresa. La propia empresa organiza e imparte la formación de sus trabajadores empleando sus propios medios o recurriendo a contratación directa. También se encarga de bonificar el coste con FUNDAE.
   • Grupo de empresas: En un grupo de empresas la formación la puede organizar cualquiera de las empresas del grupo, aunque debe incluir a todas las empresas que conforman el grupo. En este caso, se debe acreditar el grupo empresarial adjuntando la documentación correspondiente en el aplicativo de FUNDAE.
2. Empresa Organizadora: Entidades externas que organizan y gestionan la formación y la bonificación de la misma.

Además de estas dos opciones, existe la figura del Gestor Administrativo u Oficina de Gestión Técnica cuyas funciones se limitan a la realización de las tareas de comunicación a través de la aplicación web FUNDAE, por tanto no tiene la consideración de entidad organizadora.

Esta figura solamente está permitida en el modelo de autogestión. Puedes optar por encargar estas labores administrativas sin que ello suponga la encomienda de la formación a un tercero. La factura que la entidad especializada emita por estas labores podrá justificarse como costes indirectos.

1.2.3 Bonificación de la formación

Tanto si vas a gestionar tu formación mediante la autogestión o a través de una empresa organizadora debes cumplir con un protocolo para bonificar la formación que realices. A continuación, te mostramos los pasos de este protocolo para que puedas bonificar tu formación.

En este protocolo se incluyen varios cálculos que realizará automáticamente el aplicativo de FUNDAE una vez incluyas los datos, aun así en los siguientes apartados te los explicamos detenidamente para que comprendas el proceso.

1.2.3.1 Bonificación Formación programada

Empresa Bonificada - Autogestión

1. Consultar el crédito anual para la formación.

Todas las empresas disponen anualmente de un crédito de formación que pueden obtenerse mediante abonos en las cotizaciones empresariales de la seguridad social.

Se contemplan tres situaciones ante el cálculo de crédito anual de formación:

Si de la operación resultase un valor inferior a 420€, el crédito mínimo anual que debes contemplar es de 420€.

2. Conociendo tu crédito, la iniciativa de tu interés (formación bonificada o PIF) y la oficialidad o no de la titulación, podrás sopesar cómo será tu plan de empresa y desarrollar las programaciones de los cursos.

Para que la formación pueda bonificarse, en la elaboración de tu plan debes tener en cuenta:

• Congresos, seminarios y jornadas, NO son bonificables.
• La formación debe ser gratuita para los/las participantes.
• Debe guardar una relación directa con el puesto, la actividad de la empresa o ser formación transversal.
• Duración:
  • mínima del curso 2 horas.
  • máxima diaria 8 horas.
• Máximo de participantes:
  • 30 participantes en modalidad presencial.
  • 25 participantes si se trata de un Certificado de profesionalidad presencial.
  • 80 participantes por tutor en modalidad teleformación.

3. Darse de alta en el aplicativo de FUNDAE con el perfil de empresa bonificada mediante Certificado Digital de Persona Jurídica, puedes obtenerlo en la sede electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

• Seleccionamos la opción del perfil adecuada (bonificada, entidad organizadora, grupo de empresas o gestor).
• Cumplimentar los datos de empresa.

Si eres autónomo con personal a tu cargo, solamente contarás con certificado digital de persona física. Si este es tu caso, deberás solicitar a FUNDAE el acceso al aplicativo acreditando tu situación como autónomo con asalariados. Para en ello, en la página de acceso al aplicativo deberás elegir la opción “Registro acceso autónomos”.

Tendrás que tener a mano la siguiente documentación que se te ira requiriendo a medida que cumplimentes los pasos en el aplicativo:

• Fotocopia de DNI
• Copia de recibo de autónomo
• El último TC2 que tengas para comprobar los trabajadores que tienes a tu cargo

4. Informar a los Representantes Legales de los Trabajadores - RLT.

Si tu empresa cuenta con Representantes Legales de los Trabajadores, antes del inicio de cada curso debes informar sobre la formación que pretendes impartir a tus trabajadores. FUNDAE proporciona un modelo de que puedes descargar aquí. Conserva una copia donde conste el nombre, apellidos, NIF, la fecha y firma del/la representante de la RLT que recibe el documento.

Para informar a la RLT debes presentar la siguiente documentación:

• Informe para la RLT sobre la formación que pretendes impartir a tus trabajadores
• Programa de las acciones formativas:
  • Criterios de selección del alumnado.
  • Destinatarios
  • Número de participantes por acción formativa.
  • Objetivos de la formación.
  • Fechas de ejecución de la formación.
  • Lugar de impartición.
  • Medios pedagógicos.
  • Balance de las acciones formativas del ejercicio precedente.

Una vez recibida la comunicación, la RLT tiene los siguientes 15 días hábiles para emitir un informe en el que indique la aprobación, discrepancia o rechazo de la formación.

Recibido el informe debes seleccionar en el aplicativo, en el apartado de formación, el resultado del informe: no informa, discrepancias o favorable.

En caso de existir discrepancias tienen 15 días hábiles para resolverlas. Deberás indicar, en el apartado correspondiente, del aplicativo FUNDAE si se han resuelto o no estas discrepancias. Si continúan los desacuerdos, en el plazo de 10 días debes comunicarlo a través del aplicativo FUNDAE dicha situación, utilizando para ello el modelo de acta de discrepancias que FUNDAE analizará y mediará entre la empresa y la RLT.

Independientemente del resultado del informe de la RLT, la acción formativa puede iniciarse.

5. Comunicar inicio del curso a FUNDAE, a través del aplicativo.

Debes comunicar el inicio del curso con al menos 7 días de antelación informando de:

• Formación oficial o no oficial
• Fecha de inicio de la formación
• Horario
• Número de participantes
• Docente
• Lugar de impartición

6. Realizar la formación teniendo en cuenta:

• Acreditar asistencia:
  • Presencial mediante el Modelo de control de Asistencia
  • On-line mediante registro de la actividad en plataforma.
• Al finalizar los participantes deben cumplimentar el Cuestionario de evaluación de la calidad de las acciones formativas ( AAFF)
• En un plazo máximo de dos meses desde la finalización del curso, se debe entregar un certificado de asistencia o diploma a los participantes generado automáticamente desde el aplicativo FUNDAE, conservando un justificante de su entrega o envío.
• Conservar la documentación justificativa de costes de la formación.

7. Comunicar a FUNDAE la finalización del curso a través de la aplicación.

Tienes hasta el 31 de diciembre del año en que se haya ejecutado la formación pero siempre antes de la publicación del boletín de cotización del mes de diciembre.

En esta comunicación no será admitido un número superior de participantes ni empresas distintas de las notificadas al inicio.

Esta comunicación se hace a través del aplicativo de FUNDAE informando de:

• Listado de participantes finalizados, es decir que hayan superado al menos el 75% de la acción formativa.
• Indicar los costes de formación. En el modelo de autogestión pueden imputarse costes directos e indirectos, la suma de ambos supondrá los costes totales de la acción formativa.

Una característica que tiene el modelo de autogestión radica en la justificación de los costes directos. Solamente en este caso los formadores pueden pertenecer a tu plantilla o puedes contratar este servicio a un proveedor de formación externo que NO tiene la obligación de ser una entidad acreditada o inscrita en el Registro Estatal.

El resto de servicios que incurren en la formación como aulas, plataforma, medios didácticos, pueden ser medios propios, proporcionados por un proveedor de formación o por otras entidades.

Para conocer los importes fijos que podemos imputar a éstos gastos, debemos tener en cuenta el número de participantes en la formación y la modalidad en la que impartes.

Por otra parte, si tu empresa cuenta con más de 5 trabajadores, tiene la obligación de cofinaciar parte de la formación. Los porcentajes de cofinanciación vienen dados según la siguiente escala

8. Bonificar la formación en el Recibo de Liquidación de Cotizaciones de la Seguridad Social.

Tras la comunicación de finalización del curso a FUNDAE puedes solicitar la bonificación de la formación. Para ello, debes estar al corriente de los pagos en la Seguridad Social y Agencia Tributaria.

Las bonificaciones por formación se aplicarán a través del sistema de Liquidación Directa (código 763 -clave del fichero FAN CA80- bonificación formación continua), indicando el importe comunicado en la aplicación.

Podrás bonificar como máximo, la menor de las siguientes dos cantidades:

• Coste máximo bonificable.
• Coste total de la acción formativa.

En nuestro ejemplo y a modo de resumen, veremos en la siguiente tabla todos aquellos valores a tener en cuenta.

Si te preguntas, ¿ cómo puedo hacer que mis acciones formativas sean 100% bonificables ya que cuento con más de 5 trabajadores en plantilla?

FUNDAE revisará tus bonificaciones para asegurarse el correcto cumplimiento de los requisitos y procedimientos.

9. Consultar el resultado, revisando las notificaciones recibidas en tu correo electrónico.

Recibirás en tu correo electrónico una notificación de la dirección aviso.notificaciones@sepe.es en el que te proporcionarán un enlace directo donde podrás consultar el contenido de la notificación.

En caso de no recibir ninguna notificación por email, podrás consultar tus notificaciones con certificado digital en la sede electrónica del Servicio Público de Empleo Estatal www.sepe.es en el apartado de trámites.

En el caso que la notificación resulte no conforme se presentarán las alegaciones necesarias a través del acceso electrónico https://tramites.fundae.es en el plazo de 10 días hábiles.

10. Custodia de documentación.

Tu empresa deberá conservar la documentación justificativa de la formación durante cuatro años y únicamente se pondrá a disposición de los órganos de control en caso de ser requerida.

Empresa Organizadora de la formación

Si optas por esta vía lo que haces es encomendar la gestión de la formación de tus trabajadores a organizaciones empresariales, sindicales o a otras entidades de formación externas. A diferencia del modelo anterior, en este caso las entidades de formación tienen que estar debidamente acreditadas y/o inscritas en el correspondiente registro habilitado por la Administración Pública competente. Existe un buscador de Centros acreditados, aunque no todos se dedican a gestionar formación programada.

A continuación te detallamos los pasos a seguir con este modelo:

1. Firmar Contrato de Encomienda con la empresa organizadora.

Deberás firmar un contrato de encomienda en el que se estipularán los derechos y las obligaciones de ambas partes, así como la retribución económica por sus servicios de gestión.

5. La entidad organizadora debe darse de alta en la aplicación FUNDAE con el perfil de entidad organizadora.

6. La entidad organizadora comunica el inicio del curso a FUNDAE, a través del aplicativo.

7. La entidad organizadora realiza la formación.

8. La entidad organizadora debe comunicar a FUNDAE la finalización del curso a través de la aplicación.

9. Bonificar la formación en el Recibo de Liquidación de Cotizaciones de la Seguridad Social.

10. Como Pyme debes consultar el resultado, revisando las notificaciones recibidas en tu correo electrónico.

11. Custodia de documentación.

La empresa organizadora deberá conservar la documentación justificativa de la formación durante cuatro años y únicamente se pondrá a disposición de los órganos de control en caso de ser requerida.

1.2.3.2 Bonificación otras iniciativas FPE. Permisos Individuales para la Formación –PIF.

Un PIF es el permiso que otorga la empresa a un trabajador para cursar formación dirigida tanto al desarrollo profesional como personal de carácter oficial, es decir:

• Titulaciones oficiales o formación reglada.
• Certificados de Profesionalidad.
• Títulos oficiales propios. Reconocidos mediante resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad.

Para bonificar un PIF, debes seguir los mismos pasos que para bonificar la formación programada, tanto desde la autogestión como si contratas una empresa organizadora.

A continuación te resumimos los protocolos, destacando aquello a lo que debes prestar mayor atención.

1. El personal que desee realizar esta iniciativa de formación FPE, debe solicitártelo mediante la entrega de la correspondiente solicitud.

2. Consultar el crédito anual para la formación.

3. Darse de alta en el aplicativo de FUNDAE.

4. Informar a los Representantes Legales de los Trabajadores.

5. Comunicar inicio del PIF a FUNDAE, puedes realizarlo el mismo día de inicio del permiso.

Para notificar el inicio de un PIF en la plataforma de FUNDAE debes marcar la opción PIF en el menú “formación” y elegir el tipo de permiso otorgado al personal interesado.

Es importante señalar que el número de horas del que dispone un/a trabajador/a para formarse así como su categoría y tipo de jornada dependerán del Convenio Colectivo de la empresa.

6. Realizar la formación

Un PIF está directamente relacionado con la formación oficial y/o reglada, por lo que solo puede ser impartida por un centro homologado o acreditado específicamente por el Ministerio de Educación y Formación Profesional

Los PIF contemplan la formación presencial y la telefomación siempre y cuando tengan horas de tutoría o prácticas presenciales. Solamente podrás bonificar aquellas horas que tu personal se encuentre fuera de su puesto de trabajo en horario laboral, por lo que resulta más efectivo si eliges la modalidad presencial.

Se podrán bonificar un máximo de 200 horas laborales por permiso y curso académico o año natural, en función de la duración de la formación a realizar.

7. Comunicar a FUNDAE la finalización del PIF a través de la aplicación.

8. Bonificar la formación

Como requisitos para solicitar la bonificación debes disponer de trabajadores en plantilla en Régimen General y estar al corriente en sus pagos a Hacienda y Seguridad Social.

Los PIF podrán bonificarse, con cargo a todo o parte de tu crédito de Formación.

Cabe destacar que con la realización de un PIF, la empresa sumará un 5% adicional respecto al crédito anual de formación.

Cuando se supera el 5% del crédito anual, el importe de crédito adicional será el equivalente a los costes salariales de las horas de disfrute del permiso (se mide en horas y no en coste económico) con los siguientes límites:

Si no has utilizado todo su crédito anual para acciones formativas, puedes destinar ese saldo a la realización de PIF.

Las bonificaciones podrán aplicarse a medida que se abonen a los trabajadores los salarios correspondientes a los permisos concedidos.

Una vez hayas ingresado al aplicativo de FUNDAE, se habilitarán varios campos a cumplimentar para que el propio sistema calcule los costes del PIF. Los datos principales a incluir:

• El número de horas anuales de las que el/la trabajador/a dispone para formarse a través del PIF
• Salario Bruto Anual

No olvides que el número de horas del que dispone un/a trabajador/a para formarse así como su categoría y tipo de jornada dependerán del Convenio Colectivo de la empresa.

9. Como Pyme debes consultar el resultado, revisando las notificaciones recibidas en tu correo electrónico.

10. Custodia de documentación.

Cuando te conceden un PIF debes custodiar toda la documentación que puedan requerirte durante o al finalizar el permiso.

• Solicitud del PIF y concesión del permiso cumplimentado por los trabajadores que lo solicitaron y la concesión del permiso.
• Matriculación oficial.Se acreditará mediante copia de la matrícula y justificación pago.
• Calendario lectivo y horario de las clases, con sello del centro de estudios o del departamento correspondiente, original o fotocopia compulsada.
• El resultado académico o presencia en la acción formativa, mediante listado de asistencia con sello del centro de estudios o del departamento correspondiente y firma de la persona que emite el certificado. La documentación deberá ser original o fotocopia compulsada.
• Si realizas un curso universitario que tiene la consideración de título propio, debes solicitar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad correspondiente. Esta documentación podrás solicitarla en las secretarias de los Centros correspondientes
• Si realizas formación en un centro de formación privado. Custodia el certificado de la homologación del centro de formación, así como una acreditación de la normativa reguladora de la enseñanza solicitada.
• Fotocopia de las nóminas del salario percibido durante el periodo de disfrute del permiso.

Para realizar un PIF bajo el modelo de empresa organizadora primero debes firmar un contrato de encomienda.

En resumen, en este apartado hemos visto que puedes desarrollar formación bonificada (oficial o propia) y PIF, mediante dos opciones de gestión (autogestión o como una entidad organizadora) y un perfil de apoyo denominado gestor administrativo. Por último, hemos visto como bonificar la formación según sea bonificada o PIF.